(一)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立與人員的培訓(xùn)

機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)根據(jù)委托物業(yè)的用途、面積、管理深度、管理方式等確定；人員的配備除考慮管理人員的選派外，還要考慮操作層(維修養(yǎng)護(hù)、保安、清潔、綠化等人員)的招聘。依據(jù)職責(zé)分別進(jìn)行培訓(xùn)。

(二)規(guī)章制度的制定

必要的規(guī)章制度：管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍；各類(lèi)人員的崗位責(zé)任制；物業(yè)各區(qū)域內(nèi)管理規(guī)定；用戶(住戶)手冊(cè)等。
(三)物業(yè)的驗(yàn)收與接管
物業(yè)的驗(yàn)收是依照國(guó)家建設(shè)部及省市有關(guān)工程驗(yàn)收的技術(shù)規(guī)范與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)已建成的物業(yè)進(jìn)行檢驗(yàn)，它是直接關(guān)系到今后物業(yè)管理工作能否正常開(kāi)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。物業(yè)接管是房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)向接受委托的物業(yè)管理公司移交物業(yè)的過(guò)程，移交應(yīng)辦理書(shū)面移交手續(xù)。開(kāi)發(fā)企業(yè)還應(yīng)向管理單位移交整套圖紙資料，以方便今后的物業(yè)管理和維修養(yǎng)護(hù)。在物業(yè)保修其問(wèn)，接受委托的物業(yè)管理公司還應(yīng)與房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)簽訂保修實(shí)施合同，明確保修項(xiàng)目、內(nèi)容、進(jìn)度、原則、責(zé)任與方式。

(四)進(jìn)戶管理

進(jìn)戶，是指業(yè)主、使用人正式進(jìn)住使用物業(yè)，俗稱(chēng)"入伙"。商品房購(gòu)房業(yè)主或承租使用人的進(jìn)戶程序一般為：
1．發(fā)入伙通知書(shū)
在物業(yè)正式使用條件全部具備后向業(yè)主或使用人發(fā)出入住書(shū)面通知書(shū)。
2．帶業(yè)主或使用人實(shí)地驗(yàn)收物業(yè)，著重勘驗(yàn)
(1)房建質(zhì)量；
(2)設(shè)備質(zhì)量，運(yùn)轉(zhuǎn)情況；
(3)房型、裝修、設(shè)施配備等是否與合同相符；
(4)外部環(huán)境狀況及影響。
3·約定代為裝修、添置或更換自用設(shè)備或設(shè)施等事宜即各種 事宜
4．簽訂《物業(yè)使用公約》
主要內(nèi)容包括：在分清白用與公用部位、設(shè)備、設(shè)施的前提下確定雙方享有的權(quán)利和應(yīng)盡的義務(wù)，物業(yè)正常使用的行為規(guī)范及相應(yīng)的違約責(zé)任。
5．要求業(yè)主或使用人如實(shí)填寫(xiě)登記卡
內(nèi)容包括：業(yè)主或使用人的名稱(chēng)、通訊聯(lián)絡(luò)方式、所占用物業(yè)的編號(hào)、設(shè)備、設(shè)施及泊車(chē)位分配等內(nèi)容。屬于非居住性質(zhì)的物業(yè)還需登記營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、職工人數(shù)、出行、用餐等相關(guān)情況，便于物業(yè)管理與服務(wù)。
6．向業(yè)主或使用人發(fā)放《用戶手冊(cè)》
使他們了解物業(yè)概況，各項(xiàng)管理制度，如車(chē)輛停放管理，裝修搬遷管理，物業(yè)保修的責(zé)任范圍、標(biāo)準(zhǔn)、期限等等方面的規(guī)定，以及樓層權(quán)力歸屬、公用設(shè)施設(shè)備的合理使用等，以便正確把握自己的行為。
7．預(yù)收物業(yè)管理費(fèi)或租金
物業(yè)管理公司根據(jù)有關(guān)規(guī)定或雙方約定向業(yè)主或使用人預(yù)收物業(yè)管理費(fèi)或租金。
8．向業(yè)主或使用人提供辦事指引
即向業(yè)主、使用人全面介紹物業(yè)管理區(qū)域和社區(qū)相關(guān)部門(mén)的辦事指南，使他們能及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。
9．業(yè)主、使用人簽約領(lǐng)匙，完成進(jìn)戶程序

(五)裝修搬遷管理

為了搞好裝修搬遷管理，必須做好以下幾點(diǎn)工作：
1．大力宣傳裝修規(guī)定
規(guī)定主要包括以下幾方面：
(1)裝修不得損壞房屋承重結(jié)構(gòu)，破壞建筑物外墻面貌；
(2)不得擅自占用公用部位、移動(dòng)或損壞公用設(shè)施和設(shè)備；
(3)不得排放有毒、有害物質(zhì)和噪聲超標(biāo)；
(4)不得隨地亂扔建筑垃圾；
(5)遵守用火用電規(guī)定，履行防火職責(zé)；
(6)因裝修而造成他人或公用部位、設(shè)備或設(shè)施損壞的，責(zé)任人負(fù)責(zé)修復(fù)或賠償。
2．加強(qiáng)裝修監(jiān)督管理
審核裝修設(shè)計(jì)圖紙，派人巡視施工現(xiàn)場(chǎng)，發(fā)現(xiàn)違約行為及時(shí)勸阻并督促其改正。
3．積極參與室內(nèi)裝修
4．合理安排搬遷時(shí)間

(六)檔案資料的建立

檔案資料包括兩種：業(yè)主或使用人的資料和物業(yè)資料。
業(yè)主或使用人資料：業(yè)主使用人姓名、進(jìn)戶人員情況、聯(lián)系電話或地址、各項(xiàng)費(fèi)用的繳交情況、房屋的裝修等情況。
物業(yè)資料：主要包括物業(yè)的各種設(shè)計(jì)和竣工圖紙，位置、編號(hào)等。
檔案資料的建立主要應(yīng)抓收集、整理、歸檔、利用四個(gè)環(huán)節(jié)。收集的關(guān)鍵是盡可能完整。整理的是去偽存真，留下物業(yè)管理有用的資料。歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)與保存。

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