一、目的

規(guī)范業(yè)主入住管理工作，確保業(yè)主順利入住。

二、適用范圍

適用于業(yè)主入住的管理工作。

三、職責

1、管理處經(jīng)理負責組織安排入住工作。

2、服務主管負責協(xié)助經(jīng)理安排業(yè)主入住工作。

3、服務管理員負責具體辦理入住手續(xù)。

4、財務部負責核收各項入住費用。

5、機電維修部負責收樓時發(fā)現(xiàn)的樓宇整改的跟進和水電的開通工作。

四、名詞解釋

入住：是指業(yè)主收到書面入住同志，并辦理完相應手續(xù)。業(yè)主收到入住通知一個月內(nèi)未辦理入住手續(xù)的，視為入住。

五、程序要點

1、辦理入住手續(xù)的前提條件。

⑴小區(qū)（大廈）已經(jīng)通過接管驗收，達到入住條件。

⑵已經(jīng)通過接管驗收，標志是：

a)房屋無重大質(zhì)量問題；

b)工程問題基本得到解決；

c)工程資料已經(jīng)齊備；

d)業(yè)主檔案資料已經(jīng)移交完畢，產(chǎn)權(quán)確認工作已經(jīng)結(jié)束。

⑶達到入住的條件，這里指：

a)小區(qū)實現(xiàn)通路、通水、通電、通氣、通訊、通郵、排水、排污等基本使用功能，可以滿足日常生活所需；

b)配套設施基本齊備，建成并能夠使用；

c)管理處有固定的辦公場所并開始辦公。

⑷物業(yè)管理公司已經(jīng)同委托方簽訂完畢《物業(yè)管理委托合同》。

2、入住的準備工作。

⑴入住資料的準備。

a)根據(jù)小區(qū)的實際情況編寫和印制《業(yè)主公約》、《住戶手冊》、《服務指南》、《消防安全責任書》、《入住通知書》。

b)《入住通知書》的內(nèi)容要求寫明管理處辦公地點、業(yè)主辦理入住手續(xù)時應帶的資料、證件及交納的費用明細，并附簡明扼要的入住流程等。

c)印刷以下各類入住表格：

——《〈業(yè)主證〉領(lǐng)用登記表》；

——《裝修申請表》；

——《住宅使用說明書》；

——《住宅質(zhì)量保證書》；

——《鑰匙領(lǐng)用登記表》；

——發(fā)展商提供的《入住驗房表》；

——《業(yè)主家庭情況登記表》；

——《入住登記表》。

⑵設計辦理入住手續(xù)流程圖。

⑶入住時的環(huán)境布置：涉及服務標識區(qū)別的按《服務標識管理標準作業(yè)規(guī)程》有關(guān)規(guī)定辦理。

a)區(qū)內(nèi)環(huán)境：

——入口處掛橫幅，內(nèi)容有“歡迎您喬遷***”等，插彩旗，營造熱烈的氣氛；

——插指路牌，由入口處到管理處，指路牌標明“管理處”字樣；

——入口處標明管理處辦公地址和辦公時間。

b)管理處辦公環(huán)境：

——掛燈籠，飄小彩帶，擺放花籃、盆景，給人以隆重、喜慶的感受；

——張貼醒目的“辦理入住手續(xù)流程圖”，辦理手續(xù)窗口設置要求做到“一條龍服務”，各窗口標識清楚，一目了然；

——管理人員著裝整潔，精神飽滿；

——辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。

3、辦理入住手續(xù)流程圖：

4、發(fā)出入住通知。

⑴服務依據(jù)管理公司和發(fā)展商聯(lián)席辦公會議議定的入住時間，會同發(fā)展商聯(lián)合向業(yè)主發(fā)出入住通知，內(nèi)容包括：

ａ）《關(guān)于辦理入住手續(xù)的通知》；

ｂ）《致廣大業(yè)主的慰問信》。

⑵業(yè)主收到入住通知后，應當在規(guī)定的時間內(nèi)帶齊有關(guān)證件和資料到管理處辦理入住手續(xù)。如果在規(guī)定期限到來的前3天內(nèi)，業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的，服務管理員應再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來辦理入住手續(xù)；超過規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的，服務應將情況向管理處經(jīng)理匯報決定是否登報催辦。業(yè)主辦理入住手續(xù)須帶以下證件：

ａ）《關(guān)于辦理入住手續(xù)的通知》；

ｂ）《購房合同》原件和復印件各一份；

ｃ）業(yè)主及家庭成員的身份證原件及復印件各一份，小一寸彩照每人各兩張；

ｄ）單位購房的尚須帶齊營業(yè)執(zhí)照副本及復印件各一份；

ｅ）委托他人辦理的，須帶業(yè)主委托書。

５、入住手續(xù)的辦理。

⑴驗證：管理員在業(yè)主前來辦理入住手續(xù)時，應頭先對以下證件進行檢查：

ａ）《購房合同》原件；

ｂ）業(yè)主的身份證原件；

ｃ）單位購房的還須檢查其單位營業(yè)執(zhí)照副本；

ｄ）委托他人辦理的，還須檢查業(yè)主的委托書。

⑵檢查無誤后，管理員將《購房合同》原件、業(yè)主及家庭成員的身份證原件、單位營業(yè)執(zhí)照副本返還業(yè)主，證件復印件及業(yè)主委托書存入業(yè)主檔案。

⑶將業(yè)主提供的照片中的一張貼在《業(yè)主家庭情況登記表》內(nèi)，另一張為業(yè)主辦理《業(yè)主證》。

⑷交納入住費用：服務指引業(yè)主到財務部繳納入住費用，財務部根據(jù)收款項目開具收款收據(jù)。一般情況下，入住費用包括以下項目：

ａ）煤氣開戶費：屬代收代繳費用，小區(qū)無此配套項目的不予收費；

ｂ）有線電視初裝費：屬代收代繳費用，小區(qū)無此配套項目的不予收費；

ｃ）水電押金：實行抄表到戶的小區(qū)不需收取，未實行抄表到戶的可適當收?。ㄉ钲跇藴?住宅５元／㎡，辦公、商業(yè)用房１５元／㎡，工業(yè)用房１０元／㎡）；

ｄ）裝修保證金：業(yè)主可選擇入住時交納或等申請二次裝修時再交納（深圳標準：住宅２０元／㎡，辦公、工業(yè)廠房４０元／㎡，商業(yè)用房５０元／㎡）；

ｅ）裝修垃圾清運費：同上；

ｆ）管理費：以入住之日起計算當月管理費。

⑸驗房收樓。

ａ）服務管理員在業(yè)主交完入住費用后帶業(yè)主驗房房屋，并請業(yè)主將房屋存在的問題填入《業(yè)主入住驗房表》中。

ｂ）房屋驗收合格的，管理員應請業(yè)主在《業(yè)主入住驗房表》中簽字確認。

ｃ）驗收中發(fā)現(xiàn)問題，業(yè)主要求搬入或二次裝修前維修的，管理處應通知發(fā)展商在一周內(nèi)給予解決，并將整改結(jié)果通知管理處：

——發(fā)展商已周內(nèi)未整改完畢的，管理處應將整改情況反饋給業(yè)主，并告之具體再驗收時間；

——整改完畢后，由管理員通知業(yè)主二次驗收；二次驗收不合格的，由管理處經(jīng)理進行跟進，并依據(jù)物業(yè)管理公司同發(fā)展商簽訂的《物業(yè)管理委托管理合同》中的保修條款要求發(fā)展商盡快解決。

⑹發(fā)放鑰匙：

a)業(yè)主收樓無問題或要求在搬入后再行維修的，服務管理員應將業(yè)主房屋鑰匙全部交給業(yè)主；

b)業(yè)主收樓有問題，服務管理員在將鑰匙交給業(yè)主的同時，應留下一把大門鑰匙在管理處以供維修時用；

c)業(yè)主在領(lǐng)取鑰匙時，管理員應要求業(yè)主在《鑰匙領(lǐng)用表》內(nèi)簽名確認。

⑺簽署《業(yè)主公約》和《消防安全責任書》：

a)管理員將《業(yè)主公約》、《消防安全責任書》（一式兩份）交給業(yè)主并請業(yè)主詳細閱讀；

b)請業(yè)主簽署《業(yè)主公約》、《消防安全責任書》；

c)管理員將簽署后的《業(yè)主公約》、《消防安全責任書》其中一份存入業(yè)主檔案，另一份隨其他資料交業(yè)主保存。

⑻資料發(fā)放：管理員將以下資料發(fā)給業(yè)主保存并要求業(yè)主在《資料領(lǐng)取清單》上簽名:

a)《住戶手冊》；

b)《住戶指南》；

c)簽署后的《業(yè)主公約》；

d)簽署后的《消防安全責任書》；

e)《住宅使用說明書》；

f)《住宅質(zhì)量保證書》。

6、開通水電。

⑴服務管理員應邀請業(yè)主一起將水電表讀數(shù)抄錄在《業(yè)主入住驗房表》中。

⑵通知機電維修部開通該業(yè)主房屋的水電。

7、業(yè)主檔案管理的具體辦法詳見《業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。

8、本規(guī)程作為管理處相關(guān)人員績效考評的依據(jù)之一。

六、記錄。

1、《業(yè)主家庭情況登記表》。

2、《業(yè)主入住驗房表》。

3、《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

4、《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

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