1.0 目的
規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。
2.0 適用范圍
適用物業(yè)管理有限公司及下屬各管理處辦公區(qū)的日常管理工作。
3.0 職責
3.1行政人事部負責人負責公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.2管理處經理負責管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.3行政人事部文員負責管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。
3.4各管理部負責人負責管理處辦公區(qū)域的日常管理工作。
3.5各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。
4.0 程序要點
4.1物品擺放。
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置，不得隨意調整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞，發(fā)現丟失或損壞的應及時向部門負責人報告，并采取相應的補救措施。須申領或修理的，按《辦公用品管理標準作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.1.3上班時應保持桌面整潔、有序、不允許擺放與工作無關的其他用品。
4.1.4下班前應將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌的恰當位置。
4.1.5行政人事部文員及各管理處負責人應在上班前10時辰打開辦公區(qū)內的照明設備、空調通風設備，檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。
4.1.6遇到雨天，各管理處負責人應當在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設施及標識。
4.1.7辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。
4.2常用辦公設備的使用。
常用辦公設備包括：電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設備。
4.2.1電腦。
A） 經公司電腦培訓合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦，否則須在電腦管理員陪同下使用。
B） 啟動與關閉的一般程序：
----啟動電源插座開關；
----啟動穩(wěn)壓器開關；
----啟動電腦主機開關；
----啟動顯示器開關（電腦開始正常操作）；
----關閉電腦程序：頭先在“開始”欄選擇“關閉計算機”對話框，用鼠標點擊“關閉計算機”，然后按開啟程序的反方向操作。
C） 電腦應避免頻繁的開關程序，暫時不用的，可將電腦轉換為休眠狀態(tài)。
D） 正確使用電腦的詳細程序按有關電腦操作工具書的指導進行操作。
4.2.2打印機。
A） 聯機。一般情況下，打印機與電腦連通之后，無須再進行聯機。
B） 打印機啟動與關閉的一般程序：
----啟動打印機的開關；
----放好所需打印機的紙張；
----在電腦對話框進行打印操作；
----關閉程序按啟動程序的反方向操作。
C）打印機應避免頻繁的開關機操作。
D）使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作。
E） 打印文稿經部門負責人、行政人事部、管理處經理或分管人員批準，在文稿上簽字后方可予以打印。
F） 打印出的文稿應進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對，然后將校對好的文稿經電腦修改后，再進行打印。
G） 為節(jié)約紙張，文稿未進行校對之前，打印時應使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。
4.2.3復印機。
A） 管理人員應在開始上班時接通復印機插座電源：
----開啟復印機開關，復印機需自動預熱；
----檢查復印紙是否放好（可以開始工作）；
----復印機管理人員下午下班時關閉復印機開關；
----關閉復印機電源插座；
----正確使用復印機的程序按復印機有關操作說明書進行操作。
B） 復印程序
----所有需復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記，然后再復?。?br />----復印頁數在兩份（含）以上或三頁以上的，須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后，方可復?。?br />----復印人員做好登記以后，調定復印紙規(guī)格及復印的深淺后，選定復印數按“開始”鍵復?。?br />----復印機管理員檢查復印數量及登記記錄是否屬實，屬實的，在《復印記錄本》上簽名確認；不屬實的，將情況匯報行政部經理處理：一般情況下，次違規(guī)給予口頭警告；次或以上違規(guī)給予書面警告處分；
----如果復印機出錯，應將報廢紙張數量予以登記。
C）復印機一般情況下每天開機、各機各一次，盡量避免頻繁開關。
C） 為節(jié)約紙張不重要的復印件應使用可以復印的廢紙張背面復印。
4.2.4傳真機：傳真機一般情況下保持24公里開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。
A） 接收傳真：
----傳真應注意檢查傳真紙是否用完及傳真信號是否穩(wěn)定；
----收到傳真件后，由傳真機管理員及時將傳真件取下，并將傳真的有關內容（發(fā)單位、發(fā)人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等登記在《傳真登記表》內；
----10時辰以內通知接收部門/人領取傳真件，并要求在《傳真登記表》中簽收，并注明簽收時間。
B） 發(fā)傳真實行一級審批制度：部門傳真件由部門負責人審批；公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經理審批，內容包括：
----傳真機管理員依據傳真審批單的內容在《發(fā)傳真記錄本》上登記，內容包括：發(fā)部門、發(fā)人、傳真內容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等；(找房地產資料到中國地產商www.zgdcs.com)
----傳真機管理員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)過去；
----傳真機管理員應在3時辰之內致電對方確認是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實際發(fā)的時間登記在《發(fā)傳真記錄表》內。
C） 傳真機的正確使用程序按傳真機的有關操作說明書進行操作。
4.2.5碎紙機：
A） 碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具，普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀；
B） 碎紙前應將文稿中的金屬物或粘性物（書釘或膠紙等）取出，以免損壞機器；
C） 按照碎紙機要求，一次不得超過放入量，一般情況下，不得超過三張復印紙的厚度；
D） 操作人員按以上要求，打開碎紙機電源，將須切碎的紙張放入切紙口，讓碎紙機自動切碎紙張；
E） 當碎紙機箱內的碎紙滿后，操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作；
F） 正確使用碎紙機的程序按碎紙機有關操作說明書進行操作。
4.2.6電話：正確使用電話機的程序按電話機有關操作說明書進行操作。
A） 為有效控制電話費，一般情況下，電話應設定限制呼出功能
B） 除總經理批準的電話外，其他電話均須取消長途直撥功能，須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù)，并在行政人事部接待處登記后，方可操作。
C） 公司所有電話均應取消聲訊電話功能。
D） 上班時間原則上禁止打私人長途電話，特殊情況須經部門經理審批，到行政人事部登記后，方可操作，電話費從工資中扣除。
E） 個別部門因業(yè)務需要經總經理特批后，可開通長途直撥功能，部門經理需指定人員做好登記記錄，次月1日報行政部備案。
F） 行政人事部每季度至少進行一次電話費查詢。
----到電信局打印電話費清單。
----逐項核對登記記錄。
----將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內，報行政經理審核，內容包括：日期、部門、姓名，所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等：偷打長途電話的，除雙倍扣罰電話費外，還將給予警告處分。
----每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。
G） 電話接打技巧詳見《公司機關員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程》。
4.2.7行政人事部每月10日前將各部門的打印費、復印費、傳真費、電話費登記在《月份辦公費用統(tǒng)計表》內，予以通報。
4.2.8常用辦公設備的維護保養(yǎng)與維修：
A） 常用辦公設備應進行以下日常維護，維護辦法參照各設備有關維護操作說明書：
----防塵；
----防曬；
----防潮；
----防腐蝕；
----其他需要預防的事項。
B） 保養(yǎng)與維修：常用辦公設備應定期保養(yǎng)，一般情況下需要委托專業(yè)公司進行，詳見《對外委托服務標準作業(yè)規(guī)程》：
----行政人事部制定《保養(yǎng)與維修計劃》報物業(yè)經理審批；
----評審、選擇保養(yǎng)與維修單位；
----簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議；
----按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。

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